Автоматизированная система «Orgflow. Документооборот» предназначена:
- для хранения информации о документах;
- для автоматизации процессов согласования, подписания и ввода документов в действие.
Простота настройки позволит минимизировать время внедрения системы.
Возможности системы
Хранение документов
- Для хранения информации на каждый документ заводится карточка, на вкладках которой прослеживается весь жизненный цикл документа.
- Документы распределены по категориям.
- В системе хранится сам документ и его карточка. В карточку включены поля как общие для различных категорий, так и специфичные для конкретной категории документа (поля настраиваются с помощью справочника категорий).
- Для удобства работы с системой организуется иерархичная система папок (структура папок настраивается с помощью справочника папок). Документ сохраняется в конкретной папке.
- Уровень вложенности папок не ограничен.
Согласование документов
- Перед отправкой документа на согласование автором документа может выполнить настройку согласования, то есть определить – кто и в какой последовательности рассматривает документ. Можно, например, разослать документ сразу всем согласующим или, наоборот, задать жесткий порядок прохождения документа.
- Каждый согласующий может возвратить документ на доработку. Система позволяет не только ввести комментарий, разъясняющий причины возврата, но и добавить свою версию документа, если в этом есть необходимость.
Подписание документов
- Процедура подписания также может настраиваться, но в этом случае возможно только последовательное прохождение документа – от одного пользователя к другому. При отказе от подписания, можно ввести комментарий (в этом случае с документом можно продолжить работу) или отказаться от подписания без комментариев. Дальнейшая работа с таким документом не ведется.
Ввод документов в действие
- Подписанные документы вводятся в действие автоматически.
- Если документ не требует подписания, он вводится в действие вручную.
- Введенные в действие документы получают номер, который зависит от категории.
Функции системы
Выбор сотрудников из оргструктуры
- Сотрудники выбираются из организационной структуры предприятия.
Разграничение прав доступа
- Каждому сотруднику присваиваются роли, определяющие его возможности в системе. Для каждого документа можно определить, кто может его просматривать и редактировать
Настройка справочников
- Ведутся справочники: «Папки», «Категории», «Контрагенты», «Валюты», «Юридические лица».
Рассылка уведомлений
- При выполнении действий, связанных с согласованием, подписанием и вводом в действие документов, соответствующим сотрудникам отправляется уведомление по электронной почте.
Сохранение истории
- Для каждого документа в системе сохраняется информация о произведенных с ним действиях.
Поиск документов
- Возможен полнотекстовый поиск документов в системе с учетом содержимого файла с документом, а также поиск по значениям конкретных полей.