Автоматизированная система «Orgflow. Документооборот» предназначена:
- для хранения информации о документах;
- для автоматизации процессов согласования, подписания и ввода документов в действие.

Простота настройки  позволит минимизировать время внедрения системы. 

Возможности системы

Хранение документов

  • Для хранения информации на каждый документ заводится карточка, на вкладках которой прослеживается весь жизненный цикл документа.
  • Документы распределены по категориям.
  • В системе хранится сам документ и его карточка. В карточку включены поля как общие для различных категорий, так и специфичные для конкретной категории документа (поля настраиваются с помощью справочника категорий).
  • Для удобства работы с системой организуется иерархичная система папок (структура папок настраивается с помощью справочника папок). Документ сохраняется в конкретной папке.
  • Уровень вложенности папок не ограничен.

Согласование документов

  • Перед отправкой документа на согласование автором документа может выполнить настройку согласования, то есть определить – кто и в какой последовательности рассматривает документ. Можно, например, разослать документ сразу всем согласующим или, наоборот, задать жесткий порядок прохождения документа.
  • Каждый согласующий может возвратить документ на доработку. Система позволяет не только ввести комментарий, разъясняющий причины возврата, но и добавить свою версию документа, если в этом есть необходимость.

Подписание документов

  • Процедура подписания также может настраиваться, но в этом случае возможно только последовательное прохождение документа – от одного пользователя к другому. При отказе от подписания, можно ввести комментарий (в этом случае с документом можно продолжить работу) или отказаться от подписания без комментариев. Дальнейшая работа с таким документом не ведется.

Ввод документов в действие

  • Подписанные документы вводятся в действие автоматически.
  • Если документ не требует подписания, он вводится в действие вручную.
  • Введенные в действие документы получают номер, который зависит от категории.

 

Функции системы

Выбор сотрудников из оргструктуры

  • Сотрудники выбираются из организационной структуры предприятия.

Разграничение прав доступа

  • Каждому сотруднику присваиваются роли, определяющие его возможности в системе. Для каждого документа можно определить, кто может его просматривать и редактировать

Настройка справочников

  • Ведутся справочники: «Папки», «Категории», «Контрагенты», «Валюты», «Юридические лица».

Рассылка уведомлений

  • При выполнении действий, связанных с согласованием, подписанием и вводом в действие документов,  соответствующим сотрудникам отправляется уведомление по электронной почте.

Сохранение истории

  • Для каждого документа в системе сохраняется информация о произведенных с ним действиях.

Поиск документов

  • Возможен полнотекстовый поиск документов в системе с учетом содержимого файла с документом, а также поиск по значениям конкретных полей.


© ОКС